تمامی دانشگاهیان اعم از دانشجو، کارمند و اعضای هیأت علمی می توانند در سوگواره شرکت کنند.
پس از تحویل نسخه اثر به دبیرخانه سوگواره امکان خارج کردن آن وجود ندارد لیکن امکان ویرایش آثار تا هفت روز پس از بارگزاری در سایت (تنها برای سه نوبت) فراهم است.
دبیرخانه سوگواره مسئولیتی در قبال آسیب های احتمالی ناشی از ارسال نامطلوب آثار از جانب شرکت کنندگان ندارد.
دبیرخانه مجاز است از آثار ارسالی برای امور نمایشگاهی، تبلیغاتی و انتشاراتی در هر شکل استفاده کند.
برای هر اثر ارسالی در سوگواره می‌بایست شناسنامه اثر تکمیل و همراه اثر ارسال گردد؛ در قسمت شرح محتوای اثر را توصیف کرده و توضیحاتی که لازم است را درج نمایید.
کلیه حقوق مادی و معنوی آثار ارسالی برای هرگونه بهره‌برداری در اختیار دبیرخانه سوگواره می باشد.
تبصره:در بخش پژوهشی کلیه حقوق مادی اثر برای هرگونه بهره‌برداری در اختیار دبیرخانه جشنواره می باشد.
محدودیتی برای شرکت متقاضیان در رشته های مختلف جشنواره وجود ندارد لیکن در هر رشته امکان ارسال پنج اثر وجود دارد.
هر زمان عدم صحت مدارک ارائه شده و اصالت آثار ارسالی از جانب متقاضی برای دبیرخانه محرز شود، اثر مربوطه حذف شده و مسئولیت کلیه عواقب آن بر عهده‌ی متقاضی خواهد بود.
به آثار برگزیده که بیش از یک خالق داشته باشند فقط یک جایزه تعلق خواهد گرفت.
دبیرخانه سوگواره با توجه به نظر شورای سیاست گذاری سوگواره و هیات داوری می‌تواند در صورت کیفیت نداشتن آثار ارسالی در بخش های مختلف سوگواره ، جوایز اعلام شده را به تناسب تغییر دهد.
آثاری که در سوگواره های مشابه حائز رتبه نخست شده اند امکان شرکت در سوگواره را نخواهند داشت.
در تمامی رشته های سوگواره آثاری که از نگاه دبیرخانه به لحاظ مفهوم و محتوا نامرتبط تلقی شوند از دور مسابقات کنارگذاشته خواهند شد.
آثار ارسالی به سوگواره باید مطابق با موازین جمهوری اسلامی ایران باشند.
امکان شرکت برای تمامی غیر ایرانیان مقیم جمهوری اسلامی ایران، و دانشجویان غیر ایرانی به شرط رعایت قوانین نظام جمهوری اسلامی ایران فراهم می‌باشد.
در خصوص آثار راه یافته به مرحله نهایی ارسال اصل اثر به دبیرخانه سوگواره الزامی می‌باشد.
ایمیل، شماره تلفن همراه و اطلاعات وارد شده در فرم های مربوطه پل ارتباطی آتی دبیرخانه سوگواره با متقاضیان و شرکت کنندگان خواهد بود، لذا در تکمیل اطلاعات دقت فرمائید.
ثبت نام، تقاضای شرکت و ارسال تصویر آثار، فقط از طریق سامانه سوگواره که از طریق دبیرخانه اعلام می شود، امکان پذیر است.
آثار ارسالی در صورت متن بودن به صورت word و در صورت سایر بخش های سوگواره به صورت فایل ارسال شود.
چنانچه یک اثر پس از دریافت تائیدیه مبنی بر ثبت موفق در سایت یا کانال‌ها مجدد بر سایر فضاها بارگزاری شود به طور کامل منسوخ و از دور رقابت حذف می‌شود.
چنانچه شرکت کننده‌ای در بیش از یک رشته برگزیده گردد تنها هدیه‌ی بالاترین اثر برگزیده به وی اهدا خواهد شد لاکن تقدیرنامه این رشته‌ها به فرد مذکور تعلق خواهد گرفت.
